10 tips voor constructieve feedbackgesprekken

• Het is onderzocht en bewezen: tegenover het uiten van één punt van kritiek moeten vier complimenten worden geuit om een constructief effect te hebben.
• Wanneer de ontvanger hoort wat die goed doet, voelt die zich gesteund en stijgt de motivatie om zichzelf nog te verbeteren.

• Door een geschikt moment en een passende omgeving te kiezen, vergroot je de kans dat de ontvanger openstaat voor de feedback. Een rustige setting draagt bij aan een effectieve communicatie en bevordert begrip.
• Vermijd het geven van feedback tijdens emotioneel geladen situaties. Anders roept dat alleen maar weerstand op.

• Wat is het doel van je feedback? Wat wil je dat de ander weet, voelt en doet? Door dit vooraf te bepalen, vermijd je een impulsief en niet gestructureerd verhaal. Én je hebt een referentiepunt om te checken of je tijdens je gesprek op koers zit.
• Bepaal ook wat je niét wil bereiken. Sta stil bij mogelijke tere plekken van de ander. Wat welke gevoelens en reacties wil je absoluut vermijden? Zo omzeil je dat de sfeer in het gesprek omslaat.

• Creëer een veilige sfeer. Let erop dat je toon verbindend is en vooral niet oordelend of bestraffend klinkt. Maak duidelijk dat je het beste voorhebt met de ander en dat jouw feedback een bijdrage is aan hun ontwikkeling.
• Tracht de ander te begrijpen en zelf ook begrepen te worden. Laat je ego thuis. Het gaat niet om gelijk halen.

• Zorg eerst voor vertrouwen voor je de inhoud induikt. Vraag hoe de ander zich voelt en stel hen op het gemak. Vertel wat jouw doel van het gesprek is. Leg je hart op tafel en wees openhartig. Openheid opent.
• Maak oogcontact. De ander voelt er zich letterlijk door gezien. Laat voldoende stiltes om de boodschap te laten doorsijpelen en de ander ruimte te geven om te reageren.

• Het is beter een kaars aan te steken dan te klagen over de duisternis. Zeg wat je wil i.p.v. wat je niet wil.
• Bespreek met elkaar specifieke stappen om de situatie te verbeteren. Maak duidelijk dat je er bent om de ander te ondersteunen.

• Wees eerlijk en benoem de dingen zoals ze zijn. Verbloem niets. Let erop dat je niet veralgemeent maar specifieke feiten en gedragingen beschrijft. Zo hou je de feedback concreet en objectief.
• Wees mild voor de mens die voor je zit. Vermijd beschuldigende taal om te voorkomen dat de ander zich persoonlijk aangevallen voelt. Toon begrip voor de gevoelens en behoeften van de ander.

• Zeg niet wat er mis is met de ander, maar beschrijf jouw eigen perceptie. Vertel hoe het gedrag van de ander op je overkomt.
• Door met een ik-boodschap te beschrijven wat je voelt en nodig hebt, vermijd je een welles-nietes-spelletje. De ander kan immers niet zeggen dat wat jij ervaart niet waar is.

• Een feedbackgesprek is een dialoog. Check voortdurend of de ander ‘mee’ is en laat ruimte voor de ander om te zeggen wat hij over jou en de situatie vindt.
• Stel vragen om de ander zijn standpunt nog beter te begrijpen. Als de ander je kritiek geeft, wees dan nieuwsgierig naar achterliggende gevoelens en behoeften en toon begrip voor het perspectief van de ander.

• Stel samen duidelijke en haalbare actiepunten op om verandering te bewerkstelligen. Maak concrete afspraken met elkaar over de specifieke stappen. Hoe, wat tegen wanneer?
• Vraag de ander hoe die het gesprek heeft ervaren. Rond het gesprek pas af als jullie er beiden een voldaan gevoel bij hebben.

Alles draait om vertrouwen en openheid. Welke van de tien bovenstaande tips is voor jou het meest uitdagend bij het geven van feedback? Feedback geven is een kunst die oefening vraagt. Ondersteuning nodig bij bovenstaande tips? We helpen je graag met een actieve training of coaching over dit thema. Op die manier dragen we graag bij aan een open feedbackcultuur in jullie onderneming.