Inspiratiesessie

Waarom zitten we rond de tafel?

Hoe efficiënt vergaderen?

Je hebt massa’s werk. Maar die collega plant nog maar eens een vergadering in. ‘t Is altijd hetzelfde liedje: niemand durft zijn mening uiten, iedereen onderbreekt elkaar, getokkel op de gsm … En het ergste is: beslissingen blijven uit. Voor niks vergaderd. Zo slorpen meetings volgens 83% van de medewerkers – hou je vast – één derde van de werktijd op. Nochtans, time is money, toch? Vreemd, want 47% klaagt ook dat meetings hun grootste tijdsverspilling vormen. Dit moet anders. En geloof ons: dit kan anders.

Tijdens onze inspiratiesessie stellen we de vraag: waarom zitten we rond de tafel? Is een vergadering écht nodig, of kan het ook via mail? En als je vergadert, wat is het doel ervan? Kies je voor een fysieke, hybride of online meeting en wie nodig je uit? Daarna gaan we pas echt aan tafel zitten. We inspireren je met talloze tips voor een efficiënte, interactieve meeting. Zodat je medewerkers vol energie en motivatie de vergadertafel verlaten. Klaar om erin te vliegen?

Als je niet weet naar welke haven je vaart,
is geen enkele wind gunstig.
- Seneca

Is de vergadering het juiste communicatiemiddel?

De zoveelste vergadering waarbij die ene collega altijd aan het woord is. Waar je er opnieuw voor spek en bonen bijzit. Verschrikkelijk is dat, vergaderen om te vergaderen. Daarom een eerste belangrijke vraag: welk doel wil je bereiken? Met die vraag start je. Wil je informeren of overleggen? Want voor eenrichtingsverkeer is een chatbericht, mail, telefoontje of videoboodschap vaak voldoende. Voor we rond de tafel zitten, leggen we daarom eerst alle communicatiemiddelen naast elkaar. Zo zie je wanneer welk middel het best past. En vooral: wanneer een vergadering is aangewezen.

Vergaderen met een puike voorbereiding


Oké, je stelde vast bepaald dat een meeting nodig is. Check. Maar hoe vermijd je nu de valkuilen en ergernissen? Hoe zorg je ervoor dat iedereen perfect voorbereid op de afspraak verschijnt? Want niets zo vervelend als een ongestructureerde vergadering die van de hak op de tak springt. Denk na over de topics die je wilt aanhalen, de structuur, knopen om door te hakken ... Met andere woorden, bepaal het gewenste resultaat van de vergadering. En nodig enkel collega’s uit die aan dat resultaat kunnen bijdragen. Daarna beslis je de vergadervorm: on site, virtueel of hybride? Want ze hebben elk hun voor- en nadelen.

De vergadering zelf

Het is zover, de eigenlijke meeting. En ‘t is weer van dat: niemand durft zijn mening te geven, collega’s wandelen binnen en buiten en niemand beslist. Genoeg geweest? Dat vinden wij ook! Tijdens onze inspiratiesessie leer je om iedereen te betrekken. Zelfs de meest zwijgzame. Je krijgt tips om je boodschap duidelijk en gestructureerd te verwoorden. Om efficiënt, interactief en gedragen beslissingen te nemen. Want als iedereen zich gehoord en gezien voelt, kom je sneller tot een besluit en heldere afspraken. En je verlaat de tafel met een stevige energieboost, vol goesting om erin te vliegen. Vergaderen als uitstelgedrag voor gevorderden? Weg ermee. Efficiënt vergaderen richting doel? Yes, please!

/

vergadering meeting tips

If you can't explain it simply,
you don't understand it well enough.
- Albert Einstein

Leerrijk, grappig en confronterend

Onze inspiratiesessie is een totaalervaring. Van kop tot teen, en 360° rond. Ook deze sessie blijft plakken, want “het was confronterend, tegelijk leerrijk en grappig.” Dat zeggen jouw voorgangers. Op zeer korte tijd openen we je ogen, met een blik op effectieve, verbindende en open communicatie.

Op maat van jouw publiek

Inspireren, demonstreren, motiveren. In dialoog met jou en je team. Maar altijd met veilige interactie die de spreker met het publiek opbouwt. Verwacht je aan herkenbare voorbeelden, hilarische filmpjes en spitsvondige humor. Steeds op maat van je organisatie. Want dankzij een intakegesprek vooraf, weten we de juiste accenten te leggen en matchen de voorbeelden helemaal met de leefwereld van de aanwezigen.

Een gedeelde ervaring

We dompelen de hele groep onder in dezelfde bruisende zee. Golven waarop jullie nog wekenlang surfen. Want achteraf kent iedereen nog dat ene voordeel of die ene tip – weet je nog? – waardoor een gemeenschappelijke taal ontstaat. De taal die helpt om elkaar aan te spreken op een bepaald gedrag. De taal die motiveert om efficiënt te vergaderen. De taal van concrete actiepunten en ‘let’s do it’!

Een samenvatting voor elke deelnemer

Elke deelnemer krijgt na de sessie een brochure in pocketformaat mee. Met de samenvatting van de presentatie. Smaakt de sessie naar meer? Meer verbinding en meer doelgericht vergaderen? Wel, na de inspiratie volgt de transpiratie. Door onze tweedaagse training of coaching te volgen. Want nieuwe vaardigheden leer je vooral al doende.

Leerdoelen

In een notendop: wat leer je tijdens de sessie?

1,5u

3u

De grootste ergernissen en valkuilen tijdens een meeting.

Hoe je het best geschikte communicatiemiddel bepaalt door eerst je doel te definiëren.

De do's en don'ts van e-mail.

Dat de beller sneller is. Want je geeft of krijgt direct feedback.

De technische en communicatieve aandachtspunten bij een videogesprek.

Tips en tricks voor berichten en chat.

Hoe je een efficiënte meeting organiseert: voorbereiding, uitnodiging, doelstelling, interactie, afronding en opvolging.

Hoe je jouw boodschap kadert en structureert.

Hoe woorden, stemgebruik en lichaamstaal je boodschap beïnvloeden.

Hoe je inspeelt op de communicatiestijl en voorkeur van de ander. De 4 kleuren van Insights Discovery.

Hoe je interactie en betrokkenheid bij alle deelnemers creëert. Van informeren naar communiceren.

Tips en tricks om heerlijk helder te communiceren.

Hoe je het best op emotionele reacties tijdens een meeting reageert.

De do's en don'ts van presenteren met slides tijdens een vergadering.

Afhankelijk van de beschikbare tijd, kan de inhoud worden aangepast volgens jouw noden en de accenten die je wilt leggen.

Praktische info

Lengte: 1,5 uur (zonder pauze) of 3 uur (met pauze)

Aantal deelnemers: tussen de 10 en 500

Taal: Nederlands, Frans of Engels

IS WZ MB voorblad

Minibrochure

Als reminder krijgt elke aanwezige bij het verlaten van de zaal een mini-brochure met de samenvatting van de presentatie.

Sfeer

Een reflectiemoment om te delen
of break-outs om te oefenen

Onze inspiratiesessies triggeren gedachten en gevoelens. En soms wil je die ventileren. Ruimte geven. Daarom kan je onze sessies met een reflectiemoment aanvullen. Een moment waarin we ervaringen met elkaar delen, plenair of in groepjes. Een andere optie? Break-outs tijdens de sessie. Zodat deelnemers de technieken kunnen oefenen, van de theorie naar eigen praktijkvoorbeelden. Want door oefening verwerk je de presentatie sneller, dieper en duurzamer. De keuze is aan jou.


IS waarom zitten we reflectie