Traject:

waarom zitten we rond de tafel?

Deel informatie op een efficiënte manier

Waarom vergaderen we ons te pletter?

Wist je dat we gemiddeld 187 uur per jaar vergaderen? Dat zijn 23 volle werkdagen. 13 daarvan bestempelen we als volledig nutteloos. Met de toename van online meetings mag je daar gerust nog enkele dagen bijtellen. Pure tijdverspilling gevuld met negatieve energie en ergernissen. Gemiste kansen, dus.

Omgekeerd is ook waar. Een vergadering die goed in elkaar zit, beknopt naar de essentie gaat en taken verdeelt – geeft de deelnemers een boost om er nadien weer in te vliegen.

Overleg is ook zeer waardevol. Tijdens vergaderen wisselen we informatie uit om zo tot oplossingen te komen. Hoe komt het dan dat we deze nobele doelstelling vaak uit het oog verliezen? Door onze vergadercultuur, ingebakken en vastgeroest door de jaren heen.

Stel je dus eerst de vraag: is een vergadering überhaupt wel nodig? Je kan perfect informatie delen via e-mail. Elkaar ontmoeten is een meerwaarde wanneer er extra toelichting of overleg nodig is. Maar eigenlijk kan dat vaak ook aan het koffieapparaat, tijdens de chat of waarom niet tijdens een wandeling.

Vergaderingen dan helemaal afschrijven? Zeker niet. Maar als we het doen, doen we het goed. Met een stevig pakket concrete tips doorbreken we vastgeroeste patronen.

Efficiënt informatie delen kan je leren door:

Inspiratiesessie: waarom zitten we rond de tafel?

Eén iemand neemt het woord en begint te vertellen. En te vertellen… op hetzelfde moment zie je een collega tokkelen op zijn gsm, onderbreekt een andere collega voortdurend het gesprek, en wordt de waslijst van to do’s in jouw agenda alsmaar langer... Enter een vergadering waar geen eind aan lijkt te komen en waar alles valt behalve een beslissing.
Gevolg: alleen al het woord meeting of vergadering bezorgt je instant kippenvel. Om nog maar de zwijgen van het buzzwoord ‘zoomen’. Terwijl vergaderen letterlijk wil zeggen: bijeenkomen, samen een besluit nemen. Een vergadering in de strikte betekenis van het woord is vaak niet eens nodig. Informatie delen kan net zo goed op andere manieren.

Tijdens deze sessie maak je kennis met enkele inspirerende invalshoeken. Op een speelse manier krijg je praktische en concrete tips om de informatie die in jouw hoofd zit over te brengen naar anderen. Ook doorgewinterde vergadertechnieken passeren de revue: van timings afbakenen tot de juiste teamleden uitzoeken. Iedereen iets bij om te noteren? Starten maar.

12 tot 999 deelnemers
1.5 uur
Nederlands, Frans en Engels
live en online
20210712 DSCF4264

'Voor iemand die niet weet welke koers
hij wil varen, is geen enkele wind gunstig'

- Lucius Annaeus Seneca

Intensieve training: vier bouwstenen van efficiënt informatie delen

'Vergaderingen zijn passé', hoor je meer en meer. Think again. Vaak is het nog altijd de beste manier om informatie uit te delen en tot een beslissing te komen. De koppen bij elkaar en overleggen maar. Op één voorwaarde: dat het efficiënt gebeurt. En hier bestaan spelregels voor. Een goede voorbereiding is er een van, een doelstelling bepalen en mede-eigenaarschap aanduiden ook. Tijdens deze training maak je kennis met de vier bouwstenen van efficiënt vergaderen.

  • bouwsteen 1: doelstelling

    Moeder waarom leven wij? Vader waarom vergaderen wij? Leg op voorhand een doelstelling vast en giet die in een concreet agendapunt. Wat wil je bereiken met de meeting? Wil je overleggen, informeren of een beslissing nemen? Heb je vooraf geen agendapunten? Blaas de vergadering dan af. Of volg deze module, zodat je de volgende keer wel de juiste strategie in handen hebt.

  • bouwsteen 2: voorbereiding

    Bezint eer ge begint. Wie moet of mag er mee aan tafel en wie niet? Denk goed na over de verschillende rollen binnen een vergadering en zorg dat iedereen vertegenwoordigd is. Wie zit op de stoel van de besluitvormer, de influencer, de stakeholder ... ? Denk vooraf na over de structuur van je boodschap. Pas die aan je gezelschap aan. Wees concreet, to the point en schets duidelijk het kader.

  • bouwsteen 3: actieve participatie

    Zorg dat je collega’s zich nuttig en betrokken voelen. Je houdt hen immers van hun werk af. Vraag om de nodige input, laat hen op voorhand al nadenken over bepaalde zaken of vraag hen om agendapunten. Investeer in mede-eigenaarschap. Iedereen trekt aan hetzelfde zeil. Dat is de richting die we in deze module naartoe varen.

  • bouwsteen 4: conflictmanagement

    Met veel mensen rond de tafel, dat betekent veel meningen. Die kunnen elkaar tegemoetkomen, maar ook botsen. Hoe ga je hiermee om? Hoe krijg je iedereen mee? Hoe breng je slecht nieuws? In deze laatste module zetten we de puntjes stevig op de i van verbinding.

De training is opgedeeld in vier opeenvolgende modules van een halve dag. Het voordeel van deze formule? Je kan telkens terugkoppelen naar de vorige module. Technieken die je nog niet volledig onder de knie hebt, zet je opnieuw op de agenda.

Tijdens de training timmeren we op pragmatische en speelse manier aan elke bouwsteen. Via rollenspelen en interactieve oefeningen leer je hoe je je publiek bij de kraag vat. Na afloop keer je terug naar de vergadertafel met een pak praktische tips & tricks en concrete handvatten. Vanaf nu is elke vergadering kinderspel.

'Teamleden begonnen spontaan aan te vullen, en de droge materie werd plots een fantastische en constructieve vergadering'
- Woord van de klant
tot 12 deelnemers
4 halve dagen
Nederlands en Engels
Singular

Andere trajecten: